Các dự án nhỏ với ít thành viên và được bố trí tại cùng một địa điểm sẽ không cần đến kế hoạch này, mà chỉ cần xác định thời gian và địa điểm cho các cuộc họp, bởi vì họ có thể chia sẻ thông tin bất cứ khi nào có cơ hội gặp nhau. Trái lại, một dự án lớn với các thành viên được tập hợp từ nhiều phòng ban, có địa điểm làm việc khác nhau, thuộc các tổ chức khác nhau… phải có một kế hoạch giao tiếp hoàn chỉnh và có hệ thống nhằm giúp mọi người trao đổi và chia sẻ thông tin. Thiếu hệ thống giao tiếp đó, các thành viên trong một dự án lớn không thể phối hợp hoạt động để giải quyết vấn đề và khó hoàn tất công việc đúng thời hạn.
Mọi kế hoạch giao tiếp của dự án nên bao gồm cả nghi thức cuộc họp, e-mail và báo cáo. Các dự án lớn cần xem xét việc tổ chức một phòng của nhóm và các kết nối điện tử, như website dự án, hội thảo qua điện thoại, hội thảo video , những thứ có thể kết nối các thành phần liên quan và các thành viên trong nhóm ở nhiều vị trí địa lý khác nhau.
Các cuộc họp
Trong quá trình thực hiện dự án, thường có nhiều cuộc họp khác nhau diễn ra như họp định kỳ, họp khẩn cấp, họp nội bộ,…
Hầu như mọi người đều không thích chuyện họp hành, nhất là những người không có nhiều thời gian. Nhưng các cuộc họp tạo điều kiện để truyền đạt thông tin chính xác nhất. Các cuộc họp là cơ hội để mọi người chia sẻ ý kiến rồi đưa ra quyết định và tiến trình dự án nói chung phụ thuộc rất nhiều vào những quyết định đó. Vì vậy, nếu dự án của bạn phải có họp hành nhiều, bạn hãy tranh thủ khai thác hiệu quả của chúng.
Việc tham gia các cuộc họp sẽ khiến mọi người bám sát lịch trình công việc đến mức tối đa. Ví dụ, nếu ai cũng biết rằng các cuộc họp của nhóm dự kiến sẽ diễn ra vào thứ Hai hàng tuần từ 3 đến 4 giờ chiều, họ có thể chủ động thu xếp các nhiệm vụ khác của mình xung quanh thời điểm đó. Việc đặt ra lịch họp định kỳ cũng giúp cho các nhà tổ chức tiết kiệm thời gian thỏa thuận về thời điểm họp mặt nhóm.
Các chính sách tham gia
Nhóm cũng nên có một quy định về việc tham dự các cuộc họp của dự án. Nếu những thành viên then chốt không có mặt, nhiều quyết định sẽ không thể thông qua mà phải dời sang cuộc họp tiếp theo, gây ảnh hưởng bất lợi đến tiến độ thực hiện dự án.
Vấn đề vắng mặt tại cuộc họp sẽ thường xuyên xảy ra khi các thành viên chính của dự án giữ nhiều trách nhiệm trong công việc thường ngày của họ. Ví dụ, nếu một kiểm soát viên của công ty phải bỏ ra 85% thời gian cho công việc thường ngày của mình, thì việc tham gia các cuộc họp của dự án sẽ chiếm vị trí thứ yếu và được xếp sau những nhu cầu khác của anh ta, trừ khi có một chính sách tham gia cuộc họp. Vì thế, ngay từ ban đầu, bạn hãy đề ra một chính sách như vậy. Nếu vấn đề di chuyển giữa các địa điểm khiến việc tham dự họp bị cản trở, hãy xem xét phương án áp dụng các hình thức hỗ trợ của công nghệ viễn thông để liên lạc với những người ở xa địa điểm họp.
(còn nữa)
No comments:
Post a Comment