Tôi thấy có một "nỗi đau" cực kỳ lớn của dân công sở: Khoảng cách giữa việc lập kế hoạch và việc thực thi, đây là bài viết đi sâu vào vấn đề này, đặc biệt tôi bổ sung thêm 1 khía cạnh rất hay đó là "danh sách những việc có thể bỏ qua" (Not-to-do list), theo tôi đây là một tư duy quản trị thời gian rất xuất sắc. Ngoài ra ở bài viết này tôi cố gắng chưa đưa ra giải pháp cụ thể để bạn có thể thực thi ngay.
Sự thật phũ phàng: Lên kế hoạch thì dễ, bảo vệ kế hoạch mới khó
Hầu hết mọi người bắt đầu ngày mới với một sự lạc quan tột độ, viết ra một To-do list dài ngoằng với 15 gạch đầu dòng, để rồi đến 5 giờ chiều lại cảm thấy tội lỗi và thất vọng vì chỉ mới gạch đi được 3 việc dễ nhất. Lập một danh sách việc cần làm (To-do list) là điều kiện cần, và việc lập thêm một danh sách những việc cần lờ đi (Not-to-do list) là điều kiện đủ.
Nhưng, câu hỏi nhức nhối nhất không nằm ở tờ giấy ghi chú của bạn, mà nằm ở thực tế hiện trường: Kể cả khi đã có danh sách trên tay, làm thế nào để bạn bám sát nó giữa một "biển xao nhãng" từ tin nhắn của sếp, email của đối tác, lời nhờ vả của đồng nghiệp cho đến cám dỗ từ mạng xã hội?
Với tư cách là một người hướng dẫn về hiệu suất, tôi không khuyên bạn làm việc quần quật như một cái máy. Tôi hướng dẫn bạn làm việc thông minh, có chiến lược và biết cách "bảo vệ" kế hoạch của mình bằng 4 giải pháp cốt lõi sau đây.
1. Sức mạnh của "Not-to-do List" (Danh sách việc tuyệt đối không làm)
Năng lượng của bạn trong một ngày giống như một viên pin điện thoại, nó có giới hạn và hao hụt liên tục. Mỗi cái gật đầu với một việc vô bổ là một lần bạn đánh cắp năng lượng của những mục tiêu quan trọng.
Đừng chỉ chăm chăm viết ra những việc cần làm. Hãy liệt kê những "kẻ thù" hút cạn thời gian của bạn và đưa chúng vào Not-to-do List.
- Không tham gia những cuộc họp không có agenda rõ ràng hoặc không bắt buộc có mặt.
- Không kiểm tra email/tin nhắn vào giờ làm việc sâu (Deep work).
- Không lướt mạng xã hội trước 12 giờ trưa.
- Không (tạm thời) giúp đỡ đồng nghiệp khi việc của mình đang cháy deadline.
Từ chối chính là một siêu năng lực. Khi bạn biết nói "Không" với những điều nhỏ nhặt, bạn đang nói "Có" với sự nghiệp của mình.
2. Quy tắc 3 việc quan trọng nhất và nghệ thuật "Nuốt con ếch"
Một To-do list dài 20 việc chỉ tạo ra ảo giác về sự bận rộn, chứ không tạo ra hiệu suất. Thay vì cố gắng làm 10 việc mờ nhạt, hãy áp dụng Quy tắc 3 việc (The Rule of 3): Chọn ra đúng 3 nhiệm vụ quan trọng nhất, mang lại 80% kết quả cho ngày hôm đó.
Và trong 3 việc đó, hãy tìm ra "con ếch" xấu xí nhất, nhiệm vụ khó nhất, đòi hỏi nhiều chất xám nhất và cũng là nhiệm vụ bạn dễ trì hoãn nhất.
Làm gì với nó? "Nuốt" nó ngay lập tức vào buổi sáng, khi ý chí và năng lượng của bạn đang ở mức cao nhất. Một khi nhiệm vụ khó nhất đã được giải quyết, phần còn lại của ngày sẽ trở nên nhẹ nhàng và đầy đà chiến thắng.
3. Xây dựng "Pháo đài" chống xao nhãng
Bạn không thể tập trung nếu môi trường xung quanh liên tục kêu gào sự chú ý. Đừng trông cậy vào kỷ luật bản thân, hãy thiết kế một môi trường mà ở đó, việc mất tập trung trở nên khó khăn.
Tắ thông báo: Hãy tắt toàn bộ thông báo (push notifications) trên điện thoại và máy tính, chỉ giữ lại kênh liên lạc khẩn cấp. Thế giới sẽ không sụp đổ nếu bạn chậm rep tin nhắn 30 phút.
Kỹ thuật Pomodoro: Làm việc cường độ cao trong 25 phút, sau đó nghỉ ngơi hoàn toàn 5 phút. Hãy coi 25 phút đó là một "trận chiến" không thể bị gián đoạn.
Thiết lập vùng "Deep Work": Block (khóa) lại 1-2 tiếng mỗi ngày trên lịch làm việc chung của công ty và dán nhãn "Không làm phiền". Trong khoảng thời gian này, bạn cắt đứt mọi liên lạc để đắm chìm vào công việc tạo ra giá trị cao nhất.
4. Chừa khoảng trống cho sự cố (Buffer Time)
Nguyên nhân lớn nhất khiến mọi kế hoạch đổ vỡ là vì chúng ta luôn lên lịch trình cho một "thế giới hoàn hảo", nơi không có sự cố mạng, không có khách hàng nổi cáu và sếp không giao việc đột xuất. Nhưng thực tế thì sao? Sự cố luôn xảy ra.
Một kế hoạch thực thi tốt luôn phải có tính đàn hồi. Hãy cố tình chừa ra khoảng 1 đến 1.5 tiếng trống (Buffer Time) trong ngày.
Nếu có việc đột xuất nhảy vào, bạn có thời gian đệm để xử lý mà không làm hiệu ứng domino đổ sập toàn bộ các việc khác.
Nếu không có việc gì đột xuất, xin chúc mừng, bạn có thêm 1 tiếng để vượt tiến độ hoặc đơn giản là nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng.
Kế hoạch hoàn hảo nhất là kế hoạch bạn có thể thực thi trọn vẹn
Hiệu suất không được đo bằng số dòng bạn đã gạch bỏ trên một tờ giấy dài dằng dặc, mà được đo bằng những kết quả thực tế bạn tạo ra vào cuối ngày. Đừng cố gắng nhồi nhét thời gian biểu của mình đến mức nghẹt thở. Hãy tập trung vào những gì cốt lõi nhất, tàn nhẫn với sự xao nhãng và chừa đường lùi cho những rủi ro.
